Umsatzsteuer klingt komplizierter als sie ist. Ob du sie überhaupt ausweisen musst, welche Nummer auf deine Rechnung gehört und wo du sie findest — das alles hängt von deiner Situation ab. Dieser Guide hilft dir, die richtige Antwort für dich zu finden.
Die drei deutschen Steuernummern — welche habe ich?
In Deutschland gibt es drei verschiedene Steuer-IDs, die regelmäßig verwechselt werden. Hier der schnelle Überblick:
| Nummer | Format (Beispiel) | Wer vergibt sie? | Wofür? |
|---|---|---|---|
| Steuernummer | 12/345/67890 (variiert je nach Bundesland) | Zuständiges Finanzamt | Einkommensteuer, Umsatzsteuervoranmeldung, Rechnungen als Kleinunternehmer |
| Identifikationsnummer (IdNr.) | 11 Ziffern, z. B. 48173603527 | Bundeszentralamt für Steuern | Lebenslange persönliche Steuer-ID; nur für Einkommensteuer — nicht für Rechnungen verwenden |
| USt-IdNr. | DE + 9 Ziffern, z. B. DE123456789 | Bundeszentralamt für Steuern | EU-weite Umsatzsteuer; Pflicht für grenzüberschreitende B2B-Rechnungen innerhalb der EU |
Wichtig: Weder die Steuernummer noch die IdNr. ist eine USt-IdNr. Wenn du nur diese beiden Nummern hast, besitzt du noch keine USt-IdNr. Das ist bei Kleinunternehmern und Neugründern völlig normal — sie wird nicht automatisch vergeben, sondern muss beantragt werden.
Wenn ein Feld irgendwo (z. B. bei der Apple Developer Registrierung) nach der USt-IdNr. fragt und als „Optional” markiert ist, kannst du es einfach leer lassen. Du erhältst dann eine Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer — was für private oder kleinunternehmerische Zwecke meist ausreicht.
Steuernummer (z. B. 12/345/67890)
Vergeben vom zuständigen Finanzamt. Jede natürliche Person, die in Deutschland Einkünfte erzielt, bekommt eine. Freiberufler und Kleinunternehmer führen sie auf Rechnungen statt der USt-IdNr. Das Format variiert je nach Bundesland.
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) (Format: DE + 9 Ziffern, z. B. DE123456789)
Vergeben vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Sie ist EU-weit gültig und wird für grenzüberschreitende Geschäfte innerhalb der EU benötigt. Umsatzsteuerpflichtige Unternehmen und Freiberufler sollten sie beantragen — Kleinunternehmer brauchen sie in der Regel nicht.
Muss ich Umsatzsteuer ausweisen?
Kleinunternehmer (§ 19 UStG)
Wenn dein Vorjahresumsatz unter 25.000 € lag (Grenze gültig ab 2025) und dein Umsatz im laufenden Jahr voraussichtlich 100.000 € nicht überschreitet, kannst du die Kleinunternehmerregelung anwenden.
Das bedeutet: Du stellst Rechnungen ohne Umsatzsteuer und musst auch keine abführen. Der Nachteil: Du kannst auch keine Vorsteuer geltend machen — also keine Umsatzsteuer aus Einkäufen (z. B. Laptop, Software, Bürobedarf) zurückfordern. Für Gründer ohne viel Equipment ist das meist kein Problem; wer regelmäßig hohe betriebliche Ausgaben hat, sollte abwägen.
Auf jede Rechnung gehört folgender Hinweis:
„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer erhoben.”
Auf die Rechnung kommt deine Steuernummer (nicht die USt-IdNr.).
Regelbesteuerer
Wenn du die Kleinunternehmergrenze überschreitest oder freiwillig darauf verzichtet hast, bist du regelbesteuert. Du weist 19 % Umsatzsteuer (oder 7 % für bestimmte Leistungen) aus, führst sie ans Finanzamt ab und kannst Vorsteuer geltend machen.
Auf Rechnungen gehört dann deine USt-IdNr. (empfohlen) oder alternativ die Steuernummer.
Wo finde ich meine Steuernummer?
Privatperson, Freiberufler, Einzelunternehmer
Deine Steuernummer wurde dir beim ersten Kontakt mit dem Finanzamt zugeteilt — meistens nach der Anmeldung beim Einwohnermeldeamt oder nach der ersten Steuererklärung.
Du findest sie an folgenden Stellen:
- Einkommensteuerbescheid — oben rechts oder in der Kopfzeile des Bescheids
- Steuererklärung (Mantelbogen / Hauptformular) — in der Kopfzeile des Formulars
- Schreiben vom Finanzamt — auf jedem Brief deines zuständigen Finanzamts
- Fragebogen zur steuerlichen Erfassung — falls du ihn ausgefüllt hast, liegt dir eine Kopie vor
Falls du sie nirgendwo findest: Ruf dein zuständiges Finanzamt direkt an und frag nach. Du wirst nach deinem Namen und deiner Adresse gefragt — das reicht in der Regel.
Tipp bei Neugründung: Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung (erhältlich über ELSTER oder beim Finanzamt) gibt es einen Punkt, an dem du angibst, ob du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen möchtest. Wer diesen Haken setzt, erhält nur eine Steuernummer — keine USt-IdNr. Wer ihn nicht setzt, wird als Regelbesteuerer geführt. Das lässt sich später ändern, ist aber bürokratischer Aufwand.
GmbH, UG, OHG, GbR und andere Unternehmen
Unternehmen erhalten ihre Steuernummer vom Finanzamt nach der Gründungsanmeldung, typischerweise nach Einreichung des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung.
Du findest sie hier:
- Körperschaftsteuerbescheid oder Gewerbesteuerbescheid — in der Kopfzeile des Bescheids
- Schreiben vom Finanzamt zur Gründung oder zu Steuervorauszahlungen
- ELSTER-Konto deines Unternehmens — in den hinterlegten Stammdaten
Wo finde ich meine USt-IdNr.?
Du hast sie bereits beantragt
- Bestätigungsschreiben vom BZSt — das bekommst du nach der Beantragung per Post oder ELSTER. Das ist das zuverlässigste Dokument.
- Alte Ausgangsrechnungen — wenn du sie bereits auf Rechnungen verwendet hast, steht sie dort.
- ELSTER — unter „Mein ELSTER → Mein Profil → Stammdaten” ist die USt-IdNr. hinterlegt, sofern sie mit deinem Konto verknüpft ist.
- BZSt-Online-Portal (bzst.de) — dort kannst du dich einloggen und deine Daten einsehen.
Alternativ kannst du die Hotline des BZSt anrufen: +49 (0)228 406-1222 (Mo–Fr, 9–16 Uhr).
Du hast noch keine USt-IdNr.
Wenn du regelbesteuert bist aber noch keine USt-IdNr. hast, beantragst du sie so:
- Online über das BZSt-Portal unter bzst.de → „Dienstleistungen” → „Umsatzsteuer-Identifikationsnummer”
- Per Brief oder Fax an das Bundeszentralamt für Steuern, 53221 Bonn
- Über ELSTER im Rahmen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung (bei Neugründung)
Die USt-IdNr. wird in der Regel innerhalb weniger Tage zugeteilt.
Was gehört auf die Rechnung?
| Situation | Nummer auf der Rechnung | Umsatzsteuer ausweisen? | Hinweis erforderlich? |
|---|---|---|---|
| Kleinunternehmer | Steuernummer | Nein | Ja (§ 19 UStG) |
| Freiberufler, regelbesteuert | USt-IdNr. (empfohlen) | Ja | Nein |
| GmbH / Unternehmen, regelbesteuert | USt-IdNr. | Ja | Nein |
| B2B-Leistung an EU-Unternehmen | USt-IdNr. | Nein (Reverse Charge) | Ja |
Beim Reverse Charge (Umkehrung der Steuerschuld) für B2B-Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern weist du keine Umsatzsteuer aus — der Empfänger rechnet sie in seinem Land ab. Deine Rechnung braucht dann den Hinweis:
„Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers”
sowie die USt-IdNr. des Empfängers. Das gilt nur für umsatzsteuerpflichtige Leistungen an Unternehmen (B2B), nicht für Privatpersonen (B2C).
Aufbewahrungspflicht
Alle Ausgangs- und Eingangsrechnungen müssen in Deutschland 8 Jahre aufbewahrt werden. Das gilt auch für digitale Rechnungen und PDFs — solange sie unveränderbar gespeichert sind.
In Billino eintragen
Trage deine Steuernummer oder USt-IdNr. in dein Absenderprofil in Billino ein und wähle aus, ob du Kleinunternehmer bist oder Umsatzsteuer ausweist. Billino fügt den § 19-Hinweis automatisch ein, wenn du die Kleinunternehmerregelung aktivierst — du musst nichts manuell ergänzen.
